Wie viele Abmahnungen sind vor der Kündigung nötig?

1. Was bedeutet eine Abmahnung?

Die Abmahnung ist für den Arbeitgeber ein wichtiges Mittel, um dem Arbeitnehmer zu zeigen, dass ein bestimmtes Verhalten nicht toleriert wird. Für den Arbeitnehmer hingegen stellt sie eine ernstzunehmende Warnung dar, dass es bei wiederholtem Fehlverhalten zur Kündigung kommen kann.

Mit einer Abmahnung will der Arbeitgeber den Arbeitnehmer insbesondere auffordern, sich künftig ordnungsgemäß zu verhalten. Sie geht somit nur der verhaltensbedingten Kündigung voraus. Bei einer betriebsbedingten Kündigung (etwa wegen Stellenabbaus) oder einer personenbedingten Kündigung (insbesondere wegen Krankheit) erfolgt die Kündigung ohne vorherige Abmahnung.

Die Abmahnung kommt also nur bei einem „steuerbaren“ Fehlverhalten des Arbeitnehmers in Betracht – der Arbeitnehmer könnte sich also richtig verhalten, will aber nicht.

Eine Abmahnung kann dabei wegen verschiedenen Arten von Fehlverhalten ausgesprochen werden, zum Beispiel falls der Arbeitnehmer zu spät kommt oder fehlerhafte Arbeit leistet.

Beispiel für eine Abmahnung wegen Zuspätkommens:

Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,

leider müssen wir Sie wegen des folgenden Vorfalls abmahnen:

Sie sind am […] unentschuldigt zu spät im Betrieb erschienen, nämlich um […] Uhr statt um […] Uhr. Dadurch haben Sie gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen.

Sie werden hiermit aufgefordert, künftig Pflichtverstöße wie den hier beschriebenen zu unterlassen und pünktlich zum vereinbarten Arbeitsbeginn zu erscheinen.

Sollte sich ein Verhalten dieser Art wiederholen, sehen wir uns dazu gezwungen, das Arbeitsverhältnis zu kündigen.

Mit freundlichen Grüßen

Datum, Unterschrift

In der Regel wird die Abmahnung in schriftlicher Form erteilt und verlangt, dass der Arbeitnehmer den Empfang bestätigt. Dann wird die Abmahnung in die Personalakte aufgenommen.

Tipp: Arbeitnehmer sind nicht zur Empfangsbestätigung gezwungen. Erst recht sollten sie nicht unterschreiben, dass sie das abgemahnte Fehlverhalten einsehen oder ähnliches.

Da sich Abmahnungen auch noch lange nach dem Fehlverhalten in der Personalakte befinden, sind sie nicht nur bei einer späteren Kündigung relevant. Sie können auch bei der Entscheidung über eine Beförderung, bei Gehaltsverhandlungen oder für das Arbeitszeugnis eine Rolle spielen.

Die Abmahnung hat aus Sicht des Arbeitnehmers allerdings auch eine positive Seite, da sie zunächst eine Kündigung „sperrt“. Hat der Arbeitgeber nämlich wegen eines bestimmten Verhaltens eine Abmahnung ausgesprochen, kann er deswegen nicht mehr kündigen: Der Arbeitgeber hat mit der Abmahnung gezeigt, dass er diesen einzelnen Vorfall nicht als Grund für eine Kündigung wertet und kann sich danach nicht mehr anders entscheiden und doch kündigen. Das ist ihm erst wieder möglich, wenn es erneut zu diesem oder einem vergleichbaren Fehlverhalten kommt.

2. Was ist der Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung?

Schließlich ist die „Abmahnung“ von einer bloßen „Ermahnung“ zu unterscheiden. Auch mit einer Ermahnung weist der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten hin, das er nicht toleriert.

Anders als bei der Abmahnung droht er ihm bei der Ermahnung allerdings (noch) nicht mit der Kündigung. Die Ermahnung steht also noch eine Stufe unter der Abmahnung und berechtigt nicht zur Kündigung, falls der Arbeitnehmer danach erneut gegen seine Pflichten verstößt.

3. Wie viele Abmahnungen muss der Arbeitgeber vor der Kündigung erteilen?

Verbreitet ist die Vorstellung, dass der Arbeitgeber drei Mal abmahnen muss, bevor er kündigen kann. Eine solche pauschale Regel gibt es jedoch nicht – jeder Fall hat besondere Umstände, die berücksichtigt werden müssen.

Bei den folgenden, häufiger vorkommenden Pflichtverstößen muss in der Regel zumindest eine Abmahnung vor der Kündigung erfolgen. Handelt es sich um kleinere Verstöße, können aber auch zwei oder mehr Abmahnungen erforderlich sein.

Wichtig ist also stets die Schwere des Verstoßes – je schwerer der Vorfall wiegt, desto eher genügt bereits eine Abmahnung. In Ausnahmefällen kann sogar die Kündigung ohne vorherige Abmahnung wirksam sein!

Beispiele:

• Unpünktlichkeit: Einer der häufigsten Gründe für eine Abmahnung ist das Zuspätkommen. Es ist Sache des Arbeitnehmers, pünktlich zum vereinbarten Arbeitsbeginn an seinem Arbeitsplatz zu erscheinen, sodass er das Risiko von Verzögerungen auf dem Weg zur Arbeit trägt. Allerdings ist die Verspätung, gerade wenn es nur um wenige Minuten geht, ein relativ leichter Verstoß. Hier sind im Regelfall mehrere Abmahnungen vor der Kündigung erforderlich.

Für den Arbeitgeber besteht jedoch die Gefahr, durch zu viele Abmahnungen ohne Konsequenzen zu zeigen, dass der Arbeitnehmer keine Kündigung fürchten muss. Er muss in der „finalen“ Abmahnung daher besonders deutlich machen, dass er das Zuspätkommen nicht toleriert und die Kündigung droht.

• Private Internetnutzung und Telefonieren: Wichtig ist auch der Fall, dass der Arbeitnehmer während seiner Arbeitszeit zu privaten Zwecken im Web surft, chattet oder privat telefoniert. Hiermit verweigert der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung in dem entsprechenden Zeitraum. Erschwerend kommt hinzu, wenn der Arbeitnehmer ein dienstliches Telefon nutzt und somit auf Kosten des Arbeitgebers privat telefoniert. In aller Regel sind hier mehrere Abmahnungen, unter Umständen auch mehr als drei, erforderlich.

Etwas anderes gilt natürlich, wenn das private Telefonieren oder Surfen ausdrücklich in diesem Umfang erlaubt ist – dann ist mit keiner Abmahnung zu rechnen. Davon kann bereits auszugehen sein, wenn der Arbeitgeber das Verhalten über längere Zeit duldet.

• Fehlverhalten gegenüber Vorgesetzten oder Kollegen: Beleidigt der Arbeitnehmer Vorgesetzte oder beteiligt er sich an Mobbinghandlungen gegen Kollegen, verstößt er gegen seine Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber. Die Abmahnung einer einzelnen Mobbinghandlung allein genügt meist nicht. In der Regel kann erst gekündigt werden, wenn sich aus diversen Abmahnungen ein massiver Mobbingvorwurf ableiten lässt.
• Beschädigung von Arbeitsmitteln: Der Arbeitnehmer hat die Pflicht, mit den Arbeitsmitteln des Arbeitgebers sorgfältig umzugehen. Dazu gehören unter anderem dienstliche Computer, Arbeitskleidung und Fahrzeuge. Beschädigt er diese aus Unachtsamkeit, kann es zur Abmahnung kommen. Nur bei schweren Beschädigungen oder grober Unachtsamkeit reicht eine vorherige Abmahnung zur Kündigung aus.

Wichtig ist, dass der abgemahnte Vorfall mit dem Vorfall, der zur Kündigung führt, vergleichbar ist. Die Anforderungen sind diesbezüglich allerdings nicht hoch, es genügt ein innerer Zusammenhang zwischen den beiden Vorfällen. Dieser ist etwa bei Zuspätkommen und zu frühem Verlassen des Betriebs gegeben. Hier missachtet der Arbeitnehmer in beiden Fällen die vereinbarte Arbeitszeit. Haben die Vorfälle allerdings nichts miteinander zu tun, muss der Arbeitnehmer den späteren Vorfall auch abmahnen und kann erst kündigen, wenn sich einer der beiden Vorfälle wiederholt.

Beispiel: Wurde dem Arbeitgeber eine Abmahnung erteilt, nachdem er zu spät zu Arbeit erschienen ist, kann ihm nicht einige Monate später wegen Fehlverhaltens gegenüber einem Kollegen gekündigt werden.

4. Muss der Arbeitgeber vor der Kündigung stets abmahnen?

Verstößt der Arbeitnehmer gegen seine Pflichten, wird der Arbeitgeber im Regelfall vor der Kündigung mindestens eine Abmahnung aussprechen – schon um sicher zu gehen, dass die Kündigung wirksam ist.

Aber kann es auch Fälle geben, in denen der Arbeitgeber auf das Fehlverhalten sofort, also ohne vorherige Abmahnung, mit der Kündigung reagieren kann?

Die Arbeitsgerichte sind hier zurückhaltend. Zwar kann es Fälle geben, in denen der Arbeitgeber ohne vorherige Abmahnung kündigen kann. Allerdings sollen diese Fälle seltene Ausnahmen sein, da der Arbeitgeber mit der Kündigung nicht das vergangene Fehlverhalten bestraft, sondern künftigen Pflichtverstößen zuvorkommt. Erst wenn der Arbeitnehmer trotz einer Abmahnung etwa erneut zu spät kommt oder privat im Web surft, darf der Arbeitgeber annehmen, dass der Arbeitnehmer „unbelehrbar“ ist und auch weiterhin in gleicher Weise gegen seine Pflichten verstoßen wird.

Als Regel gilt: Wenn damit gerechnet werden kann, dass der Arbeitnehmer infolge einer Abmahnung sein Verhalten bessert, muss der Arbeitgeber vor einer Kündigung abmahnen.

Ausnahmen gelten vor allem in den folgenden Fällen:

• Kündigung innerhalb der ersten sechs Monate des Arbeitsverhältnisses (Kündigung in der Probezeit)
• Kündigung in Kleinbetrieben
• Besonders schwere Pflichtverstöße: Begeht der Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber eine Straftat oder sonst einen schweren Pflichtverstoß, kann häufig die sofortige Kündigung gerechtfertigt sein. Beispiele hierfür sind Vortäuschen von Arbeitsunfähigkeit (Betrug), eigenmächtige Beurlaubung oder Diebstahl am Arbeitsplatz.

Es kann aber selbst in diesen Fällen eine vorherige Abmahnung erforderlich sein. Es kommt darauf an, wie schwerwiegend der Vorfall ist und ob das Arbeitsverhältnis bis zu dem Vorfall störungsfrei verlief.

Wie schwierig die Beurteilung dieser Fallgruppe sein kann, zeigt der „Emmely-Fall“, der vor einigen Jahren bundesweit für Schlagzeilen sorgte:

Hier wurde der Kassiererin einer Supermarktfiliale fristlos gekündigt, nachdem ihr vorgeworfen wurde, verbotenerweise zwei Pfandquittungen im Wert von 1,30€ eingelöst zu haben. Die erste und die zweite Instanz hielten die sofortige Kündigung ohne vorherige Abmahnung noch für zulässig. Das Vertrauensverhältnis sei nach dem Vorfall irreparabel zerstört gewesen. Das Bundesarbeitsgericht war dagegen der Auffassung, dass der Arbeitgeber nicht kündigen durfte. Die Kassiererin arbeitete über 30 Jahre zuverlässig in dem Supermarkt, zudem war der Betrag nur geringfügig – der Arbeitgeber hätte sie also abmahnen müssen. Erst bei einem weiteren Vorfall dieser Art hätte er ihr dann kündigen dürfen (BAG, Urteil vom 10.06.2010 – Az. 2 AZR 541/09).

5. Fazit

• Mit der Abmahnung rügt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer wegen eines Fehlverhaltens und droht ihm die Kündigung für den Fall der Wiederholung an.
• Droht der Arbeitgeber keine Konsequenzen an, handelt es sich bloß um eine „Ermahnung“. Diese steht qualitativ eine Stufe unter der Abmahnung, daher kann der Arbeitgeber auch im Wiederholungsfall noch nicht kündigen.
• Wie viele Abmahnungen vor einer Kündigung nötig sind, hängt stark vom Einzelfall ab. Jedenfalls ist es ein Mythos, dass stets drei Abmahnungen notwendig seien.
• Bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist grds. mindestens eine Abmahnung erforderlich.
• Bei Bagatellen können mehrere Abmahnungen erforderlich sein, bei besonders schweren Pflichtverstößen kann auch die sofortige Kündigung wirksam sein – maßgeblich ist die Schwere des Verstoßes.